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座谈会的组织和安排事宜
浏览: 发布日期:2017-10-24
一、座谈会
 
  座谈是在社会交往中,存在着某种关系的各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度妥协的一种形式。
 
  (一)座谈准备工作
 
  应备好座谈的场所、安排好座谈的座次,并注重自己的仪表。
 
  (二)恰谈座次安排
 
  1.座谈应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。
 
  2.若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,应属于主方。
 
  3.若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左侧为下,属于主方。
 
  4.座谈时,双方的主谈人应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依职位的高低自近而远地分别在主谈人的两侧就座。
 
  5.举行多边座谈时,为了保持对等,避免失礼,按照国际惯例,一般举行“圆桌会议”。
 
  6.若安排在会见室,安排如图。
 
  与外宾会谈时座次:
 
  其中A为主方,B为客方
 
  与上级领导座谈时座次:
 
  其中A为上级领导,B为主方领导
 
  二、签字仪式
 
  签字仪式,是在合作活动中经过洽商或谈判,就彼此之间进行的合作达成协议或订立合同后,由各方代表正式在有关的协议或合同上签字的一种庄严而隆重的仪式。
 
  (一)待签文本的准备
 
  1.洽谈或谈判结束后,双方应指定专人按谈判达成的协议做好待签文本的定稿翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作。
 
  2.在协议或合同上签字的有几个单位,就应为签字仪式提供几份文本。如有必要,还应为各方提供一份副本。
 
  3.与外宾签署有关的协议、合同时,按照国际惯例,待签文本应同时使用宾主双方的母语。
 
  4.倒本,即本方保存的文本,其名称、签字,均应置于对方之前。
 
  5.待签文本通常应装订成册。
 
  (二)签字人员的安排
 
  1.在举行签字仪式之前,有关各方应预先确定好参加签字仪式的人员,并向其有关方面通报。
 
  2.签字者的人选应视文件的性质来确定,可由最高负责人签,也可由具体部门负责人签,但双方签字人的身份应该大致对等。
 
  3.参加签字的有关各方事先还应安排一名熟悉签字仪式详细程序的助签人,并商定好签字的有关细节。
 
  4.其他出席签字仪式的陪同人员,基本上是双方参加谈判的全体人员,按一般礼貌做法,人数最好大体相等。
 
  (三)签字场地的布置
 
  1.举行签字仪式的场地,一般视参加签字仪式的人员规格、人数多少及协议中的内容重要程度来确定。
 
  2.场地的布置,一般是在签字厅内设置长方桌作为签字桌,桌面覆盖深绿色台布,桌后放置两张椅子作为双方签字人座位,主左客右。
 
  3.座前应陈列各自保存的文本。
 
  (四)签字仪式的程序
 
  1.参加签字仪式的人员都应注意自己的仪表、仪态、穿着打扮要整洁得体,举止要大方自然。
 
  2.签字者按主左客右的位置入座。双方其他陪同人员可站在各自签字人身后,也可坐在签字台的对面。主客两方各自以职位、身份高低为序,自中间向两边排列。签字时,签字者首先在各自保存文本的左边首位处签字,然后由助签人员互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,最后由双方签字者起立互相交换文本。
 
  3.双方最高领导者及客方人员先退场,然后东道主再退场。

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